- Деловое письмо

- Деловое письмо

Как правильно составить деловое письмо? Основные точки соприкосновения.

Хочу спросить у своих подписчиков, знакомы ли вы с такой процедурой, как иглоукалывание? Испытывали когда-либо ее на себе, получая заряд энергии, и улучшая свое здоровье? Если да, то вы, как и я, счастливый человек. Если нет, то в некотором роде, я вам даже завидую, потому что, возможно, решитесь и пройдете эту мудрую процедуру.

Свой вопрос я, конечно, задала неслучайно, и ответ таится в самой сути процесса укалывания иголочками. На теле любого человека есть определенные точки – особые центры сосредоточения энергии и нервных окончаний. При грамотной работе с ними вы активизируете свой внутренний потенциал, что приводит к положительным изменениям в делах и работе.

Оценив всю прелесть восточной медицины, меня осенила мысль: подобные точки энергетического соприкосновения можно найти не только на теле человека, но и у других объектов! Например, в теле делового письма. И если заострить на них свое внимание, правильно преподнести, то это может работать на вас. Письмо вызовет интерес, желание откликнуться.

Поразмыслив еще некоторое время, я нашла такие точки соприкосновения, которым стоит уделить особое внимание при составлении делового письма. И хочу поделиться своими наблюдениями с вами. Остановлюсь на трех основных из них – трех точках внимания, как я их назвала.

1. Тема письма. Это первое на что адресат обращает внимание, еще до открытия нашего сообщения.

2. Вступительная фраза. Первое, на чем адресат концентрирует свое внимание, поэтому к начальной фразе стоит отнестись не менее ответственно, нежели к названию деловой переписки.

3. Финальная точка. Заключительный этап не менее важен, поскольку он должен побудить адресата к продолжению переписки.

Разберем подробнее, как работают эти точки. Для этого, ниже я приведу два примера. Первый составлен в свободной форме, второй – с активным использованием точек внимания.

Пример 1.

Тема: Деловая переписка

Дата: Пн., 2 марта 2015

Кому: Елена Иванова

От кого: Ирина Матюшина

Елена, добрый день!

У меня на руках письма ваших сотрудников, которые они выслали мне после тренинга «E-mail переписка в бизнесе». Я обработала и проанализировала письма каждого. Готова встретиться и персонально проконсультировать. Можем это сделать 10 марта, ориентировочно в 17:00. Полагаю, что по длительности встреча займет от 30 до 50 минут.

С уважением, Ирина Матюшина

Пример 2.

Тема: Деловая переписка. Обратная связь после тренинга

Дата: Пн., 6 марта 2015

Кому: Елена Иванова

От кого: Ирина Матюшина

Елена, добрый день!

Как и обещала, возвращаюсь к вопросу посттренинговой встречи. У меня на руках письма ваших сотрудников, которые они выслали мне после тренинга «e-mail переписка в бизнесе». Я обработала и проанализировала письма каждого. Готова встретиться для персональной консультации. Можем это сделать 10 марта, ориентировочно в 17:00. Полагаю, что по длительности встреча займет от 30 до 50 минут. Что скажете?

С уважением, Ирина Матюшина

Надеюсь, уважаемые читатели, разница вам заметна.

Как работают точки внимания?

Первая точка – «Тема письма», помогает нам привлечь внимание адресата и что важно, еще на этапе получения сообщения от вас, дать понять ему, о чем пойдет речь. Также в дальнейшем наше письмо легко идентифицировать в почте по его названию.

В примере я коротко сообщаю Елене, что в моем сообщении речь пойдет об обратной связи после тренинга «Деловая переписка» (ни об оплате, ни о документах, ни о каких бы то ни было других вопросах). Для того чтобы это понять, ей достаточно просто увидеть тему. Что также поможет в будущем легко найти ее в сохраненных письмах, если это будет необходимо.

Вторая точка — «Вступительная фраза», дает более детальное понимание адресату о смысле сообщения, указывая на причину письма, поясняя логику происходящего.

В рассматриваемом случае я даю понять Елене, что является поводом для моего письма: я обещала связаться с участниками тренинга и поэтому пишу.

Третья точка — «Финальная фраза». Дает повод адресату откликнуться и продолжить с нами деловую переписку.

Заключительная фраза не зря является одной из основных, поскольку именно она конкретизирует — что именно требуется, каких действий ждут от адресата? Финальные слова как нельзя лучше подходят для этого. Но важно сделать это внятно.

В примере выбран достаточно демократический вариант: «Что скажете?». Его можно заменить более подходящим для вашего слога, тематике письма и уровню знакомства с предполагаемым адресатом. Как вариант, можно спросить: «Что Вы думаете?» или «Каким будет Ваше мнение?»

Основная задача — в этой точке мы должны четко сообщить получателю, какого действия мы от него ждем.

Уважаемые читатели, попробуйте взять под контроль энергию в ваших письмах, и результат не заставит себя ждать. Ваша деловая переписка будет преображаться буквально на глазах: письма приобретут структурность, содержательность, динамичность. Слово станет уверенным, а результативность - высокой.