- Типы деловых писем. Часть 1.

- Типы деловых писем. Часть 1.


Письма используется разными компаниями (предприятиями, фирмами) и являются незаменимыми орудиями деловой и служебной переписки.

Служебное или деловое письмо - это прямое обращение в письменном виде непосредственно к должностному\ответственному лицу или как к представителю организации в его лице, написанное согласно установленным правилам деловой переписки.

Надо заметить, что основную массу делового общения между организациями составляют именно деловые письма. Разновидности деловых писем напрямую зависят от их содержания. Отталкиваясь от содержания писем, рассмотрим их более подробно.


-  Письмо - просьба относится к виду самых часто отправляемых деловых писем. Да это и понятно: не все способны обратиться с какой–либо просьбой лично или позвонив по телефону. Это не всегда приемлемо или просьба такого содержания, что лучше изложить её письменно. В этом случае просьба в письменном виде помогает избежать личного контакта. Тем более что, как говорят в народе, бумага всё стерпит.

Важно!

· Ни в коем случае не начинайте своё письмо со слова «Прошу…». Будет удобней и правильней сначала разъяснить причину Вашего обращения с просьбой. Не бойтесь лишний раз напомнить собеседнику о своих мотивах, даже если у Вас с адресатом уже были заранее обговорены детали.

· Не стоит заранее высказывать свою горячую благодарность за еще невыполненную просьбу. Во-первых, для этого есть благодарственные письма. А во-вторых, своей заранее сказанной благодарностью Вы поставите собеседника в неудобное положение. А если он по каким-то причинам не сможет выполнить Вашу просьбу? Тактичнее будет поблагодарить человека, после того, как Ваша просьба будет выполнена.


-  Еще один широко используемый тип деловых и служебных писем – письмо – сообщение.

Суть: предоставление абсолютно определенных данных, инициированное автором (учреждением - отправителем).

Как правило, подобное письмо является первым и даёт старт активной деловой и служебной переписке между Вами и адресатом. Естественно, что письма – сообщения так же используются и просто как ответ на присланное Вам письмо.

Оформление. Лучше всего письмо этого типа начать со слов «Сообщаю Вам, что…» или «Высылаю…», «Направляю…» и т.п. В конце письма, где Вы изложили всю необходимую информацию, не забудьте обязательно упомянуть о том, что адресат может обращаться к Вам за интересующими его дополнительными и разъяснительными сведениями.


-  Письмо – запрос нередко бывает «первой ласточкой» в дальнейшей деятельности по подписанию разных контрактов между партнёрами.

Суть: требование о предоставлении важных сведений.

Важно! Письма – запросы высылаются с учётом обязательного решения по волнующему Вас вопросу в форме письма и в определённые временные рамки, которые устанавливаются либо автором этого запроса, либо нормативно - правовыми документами.

Оформление. Такие же письма лучше начинать следующей фразой: «Просим (прошу) Вас (вас) сообщить...». Не лишним будет объяснить адресату мотив - чем вызван ваш запрос. Например, «В связи с …». В конце изложения основной части текста письма – запроса можно выразить пожелание о скорейшем ответе по интересующей Вас информации.

Составление письменного ответа зависит от композиции и содержания запроса. В ответе на запрос обязательно присутствие ссылки на первое письмо и его тематику. Помимо этого, и в ответе и в запросе весьма желательно совпадение объёма информации, порядок высказываний, номенклатуры и ссылок.


-  Было бы грубейшей ошибкой спутать простое заявление и письмо – заявление.

Суть: это официальный документ, который должен в самые короткие сроки поставить в известность адресата о мнении автора или о позиции учреждения (фирмы, предприятия), от лица которого он выступает, по какой- либо проблеме.

Оформление. Письма - заявления оформляются несколькими способами, сущность которых зависит от мотивов написания. Зачастую такие письма начинаются так: «Настоящим посланием заявляем о...». Завершается письмо одним из распространенных в этом случае выражений типа: «Просим принять данное заявление к сведению для...».


-   Письмо – подтверждение, как уже видно из названия этого типа деловых писем, имеет целью подтверждение какого-либо события.

Суть: письма отправляются в ответ на просьбу, которую выражает автор или организация – отправитель.

Оформление. Стандартным началом обычно бывает: «Просим подтвердить…». Ответное письмо начинается со слов: «Настоящим подтверждается…». Письма – подтверждения короткие и немногословные.

В помощь деловой переписке, а в особенно при необходимости отправления письма – подтверждения, сейчас выступают электронные почтовые службы: во многих почтовых сервисах есть функция автоматического запроса и подтверждения о получении письма.


-   Письма - заказы чаще всего являются ответом на письмо – предложение (оферту).

Суть: это письменный заказ в виде документа. Сам же заказ может быть оформлен в виде специального бланка. Если письмо – заказ было отправлено по прямой почтовой рассылке, то оно одновременно является и сопроводительным письмом.

Оформление. Автору этого письма, кроме уведомления о желании заказать что-то у адресата, желательно аргументировать свои действия. Для этого вполне достаточно упомянуть первоисточник полученной информации. Будь то реклама или письмо с данными, присланное ранее. Вполне допустимо, как и в письме - запросе, написать своё пожелание о сроках выполнения заказа. Если письмо - заказ отсылается в первый раз, то эта приписка должна выглядеть именно как пожелание.

Оферта или письмо - предложение официально уведомляет адресата о предложении касательно поставки (допоставки) того или иного товара. Чем отличается оферта от остальных писем? В исключительной конкретике и скрупулёзности в формулировке требований к планируемому коммерческому соглашению. Это и уточнение сроков, номенклатуры и количества товаров, порядок взаиморасчетов расчетов и т.д.

Важно! Не забывайте, что оферта делается с целью заполучить заказчика, а не для увеличений расходов офисной бумаги. Поэтому принципиально выбрать особенно выигрышную форму для своего делового предложения. Лучше начать своё письмо с небольшого комплимента предполагаемому заказчику о его безупречной репутации, а потом уже писать о предложении.


-  В тех случаях, когда стиль Вашего письма не позволяет какую-то ценную информацию внести в виде постскриптума и данная информация не будет доведена до адресата, то на помощь приходят письма – дополнения.

Оформление. Отличительной чертой подобных писем считается непосредственное указание на то, что данное послание является продолжением отправленного письма. В этом случае обязательно надо указать конкретное письмо, «вдогонку» которому было послано дополнение: тема, дата, номер и т.д. Поэтому и письмо - дополнение должно начинаться со слов «Данное письмо является дополнением к...».

Помимо этого, в тексте самого письма – дополнения нужно мотивировать его отправку. Например, «В связи с резким повышением цен на внутреннем рынке данной продукции…».


-  Редкими по частоте отправленных деловых писем можно назвать письма – претензии или письма – рекламации.

Суть: выразить свои претензии о недоброкачественном выполнении партнёром своих деловых обязательств.

Конечно, претензии, отправленные в виде письма – это крайняя мера в бизнесе и ответственные партнёры стараются решить все трудности, не прибегая к письмам – рекламациям. Но когда письмо – претензия - это единственный выход из сложившейся ситуации, то написать его надо по всем правилам. Оформление. Автор этого письма должен апеллировать документами, которые говорят о преднамеренном или допущенном случайно недобросовестном выполнении партнёром своих обязательств. Чаще всего в качестве свидетельства прилагается сопроводительное письмо, которое является копией акта, подтверждённого подписями должностных лиц фирмы – отправителя и печатью.

Важно! Если же Вы не хотите портить Ваши партнёрские отношения с адресатом, то не следует отправлять свою рекламацию только в виде акта. Необходимо, чтобы Ваш адресат понял, что Вы сожалеете о создавшейся ситуации и надеетесь на его понимание и нормальную реакцию. В самом письме – рекламации необходимо точно указать - выполнение каких именно действий Вы ожидаете от партнёра и сроки исполнения этих действий.


-   Не надо причислять информационное письмо к одному из множества писем – сообщений или к рекламному письму.

Суть: информационное письмо посылается адресату только в том случае, если до этого вы наладили с адресатом контакт и он не имеет ничего против вашего дальнейшего с ним общения.

Информационное письмо является результатом естественного развития вашего диалога. Эти письма большего объема, чем просто письмо – сообщение и несут больше объективной информации.

Чем полезны информационные письма? Они могут нести больше полезной и интересной информации для адресата: например, данные о деятельности Вашей организации. И, исходя из представленного письма, адресат может проявить интерес и запросить дополнительные данные.

Оформление. Интерес адресата можно вызвать фразой «Мы с удовольствием ответим на все интересующие Вас вопросы…».


-   Еще один из часто отсылаемых деловых писем – гарантийное письмо. Наиболее часто их используют для подтверждения оплаты заказанных товаров или услуг.

Суть: являются письменной гарантией соблюдения интересов адресата и выполнения своих намерений в отношении к адресату, его действий.

Важно! Отличительная черта гарантийных писем – ясность, точность и прозрачность определений. Это особенно важно, так как речь в таких письмах идёт об обеспечении гарантий от лица должностного лица или по поручению компании.

Оформление. Прежде всего, такое письмо начинается фразой «Настоящим письмом гарантирую...». В остальных вариантах Вы можете описать мотивы, которые побудили Вас отправить гарантийное письмо. В этих обстоятельствах гарантия может быть сформулирована в заключение Вашего письма в виде фразы «Своевременную и полную оплату гарантирую».

В отличие от всех остальных писем, именно гарантийное письмо подписывается не только директором, но и человеком, который отвечает за финансовое обеспечение компании.


-    Все мы знаем, что реклама – двигатель прогресса. И все мы сталкиваемся с рекламой каждый день. Например, реклама деятеля от политики, общественного мероприятия или товара. И деловая переписка тоже не обходится без презентационных (рекламных) писем.

Суть: презентация какой-то продукции, фирмы, человека (самореклама).

Такие письма являются открытыми и носят публичный характер. Таким образом, оно предназначено для публичного оповещения и не является персональным. Отвечать на рекламные письма в деловой переписке не принято и потому не является обязательным.

Оформление. Если Вы обратите внимание, то заметите, что такие письма обычно начинаются словами: «Пользуясь случаем, обращаем Ваше внимание на...». Если Вы сами пишите рекламное письмо, то в первую очередь надо обратить внимание адресата на ключевые превосходства, про которые Вы хотите рассказать. В завершении нужно, чтобы Ваш адресат захотел узнать о Вашей компании или о товаре или услуге, которую предоставляет Ваша компания, несколько больше. Не лишне будет приложить к рекламному письму ссылки, где адресат (если его заинтересует Ваше предложение) почерпнёт больше данных, посмотрит презентацию.