- Типы деловых писем. Часть 2.

- Типы деловых писем. Часть 2.

-                Существуют письма очень похожие на рекламные, но с одной отличительной особенностью. Это письма прямой почтовой рассылки (direct - mail).

Суть: эти письма должны «уговорить» адресата совершить покупку или заказать услугу. В чем отличие от рекламных писем? В том, что в письме direct - mail не только описание товара/услуги, но и прилагается бланк заказа. Если доставку такого письма осуществляет курьер, то и примеры товара для бесплатного ознакомления.

Оформление. Так как подобные письма рассылаются огромному числу адресатов (предполагаемым покупателям), то в таких письмах может и не быть личного обращения по имени и фамилии.

Это письмо всё же предполагает обратную связь, так как адресата может заинтересовать Ваше предложение, и он пришлёт заполненный бланк заказа. Можно так же в таких письмах рассылать различные купоны и приглашения на бесплатные рекламные мероприятия.


-             Если адресата надо уведомить, напомнить ему о чем-то или предупредить в нескольких словах, то для этого существуют письма – уведомления (напоминания, предупреждения).

Суть: срочное небольшое по объёму информирование адресата.

Первым в череде писем - уведомлений высылается непосредственно уведомление. В нём отражены аргументы автора и пожелания по исполнению в четких и кратких формулировках.

Если адресат не отреагировал на уведомление, ему высылается напоминание. Оно оформляется несколько иначе, чем уведомление, а именно:

а) в напоминании обязательно упоминается высланное наперёд уведомление;

б) в напоминании более кратко излагается информация;

в) в напоминании пишется о принятии последующих мер в случае отсутствия адекватного ответа.

Если получатель и в этом случае не реагирует должным образом – ему отсылается предупреждение. В этом письме так же есть ссылки на письма, присланные ранее и краткое информирование по сути вопроса, но и еще предупреждение о желании автора послания (организации) применить к адресату необходимые санкционные меры (например, подача иска в суд).


-                Бывает, что объемы информации, которые необходимо отослать адресату, не вмещаются в формат обычного письма. В этих случая используют сопроводительные письма.

Суть: содержат данные об отправлении получателю каких- либо документов, материалов и т.д., в том числе и перечень отправленных документов.

Оформление. Обычно эти письма начинают словами: «Направляю (высылаю)...».

Важно! В перечне отосланных документов в обязательном порядке расписываются названия, количество, объём (вплоть до количества листов и страниц в документе). В некоторых случаях говорится о степени конфиденциальности или о конкретности адресатов (если высылается несколько экземпляров).


-               В жизни всякого делового человека и его окружения существует не только работа, но и праздники. А так как не всегда есть возможность поздравить человека по телефону, а уж, тем более, лично, то в таких случаях используют письмо – поздравление.

Оформление. Содержание такого письма зависит, в первую очередь, от Вашей личной фантазии. Но в деловой переписке придерживаются такой формы: письма начинаются словом «Поздравляю...» («Поздравляем...») и в конце приписывается пожелание всех всевозможных благ.

Спектр применения писем-поздравлений очень большой. Тут всё зависит от степени и глубины отношений с адресатом. Адресата уместно поздравить, по случаю:

а) дня рождения самого человека или дня основания его компании;

б) государственных праздников;

в) профессиональных праздников;

г) повышения по карьерной лестнице;

д) присвоения почетного, специального звания или награждения его или организации;

ж) больших и заметных успехов в бизнесе;

з) заключения взаимовыгодных партнерских соглашений;

и) первой или круглой годовщины партнёрства.


-            Существуют ситуации, когда необходимо написать и отослать письмо – приглашение.

Суть: уже видна из названия. Это приглашение оппонента к участию в каком-либо мероприятии.

Важно! Имейте в виду, что подобные письма не отправляют по незначительным поводам. Единственным исключением может быть случай, если адресата невозможно поставить в известность лично или по телефону.

Оформление. Стандартное начало такого письма звучит так: «Приглашаем (приглашаю)...». Приглашение оформляется как в виде письма, либо на специальном бланке организации, которое прилагается к письму.

Письмо - приглашение всегда персонализировано. Из данного письма адресату должно быть предельно понятно, куда и с какой целью его приглашают. Если в мероприятии предполагается непосредственное участие адресата, то надо указать, что от него ожидают организаторы встречи: поздравление, доклад, сообщение.

Данные письма рассылаются заблаговременно, чтобы адресат мог подтвердить своё участие в мероприятии или уведомить о невозможности присутствия по каким-либо причинам.


-            К редким письмам в деловой переписке относятся письма – извинения.

Суть: принести адресату формальные извинения в виде письменного документа, если нет другого способа это сделать.

Для неформального извинения чаще использую личное общение или телефонные переговоры. Но и то, и другое используется, чтобы нормализовать деловые отношения.

Оформление. Начинать письма - извинения принято с фразы: «Прошу Вас принять извинения в связи с (за)...».

Важно! Извиняться дважды в тексте письма не следует. Но в самом письме надо как можно искренне и убедительней уверить адресата о том, что Вы очень сожалеете о создавшейся ситуации и об охлаждении партнёрских отношений в связи с этим. Придерживайтесь акцента на примирение, но без подобострастия.


-             В нашей жизни есть место и печальным событиям и в деловой присутствует такой тип писем, как письма для проявления сочувствия, сожаления и соболезнования.

Суть: отправляются адресату, чтобы выразить своё сочувствие по причине смерти родных и близких адресату людей. Так же, такие письма пишут, чтобы дружески поддержать адресата в трагичные для него моменты жизни.

Например, с адресатом случился несчастный случай и он был госпитализирован. Или произошло какое-то стихийное бедствие и пострадало его материальное благополучие. Либо у него большие неудачи в бизнесе (банкротство) и т.д.

При возникновении недоразумений между партнёрами по бизнесу, повлекших какие-либо нарушения взаимодействия, принято посылать письмо с выражением сожаления. Выразить своё сожаление в письменном виде можно и по небольшим поводам. Наверняка, Ваш партнёр с пониманием отреагирует на такое письмо.

Оформление. Общий язык данного письма должен быть акцентированно тёплым. Объяснять причину написания подобного письма обязательно, но не в первых строчках. Начинать такие письма лучше всего с фраз: «Прошу Вас принять мои соболезнования...» или «Выражаю Вам свое искреннее сочувствие...». В завершении (там, где это приемлемо по ситуации) можно выразить надежду и оптимизм.


-            Когда мы знакомимся – мы обязательно должны представиться. В деловой переписке эту роль играют письма – представления. Особенно, если это касается знакомства заочного.

Суть: результативный инструмент, используемый с целью установить личностный контакт. Тем более, если Вы очень хотите познакомиться с адресатом лично, но обладаете о нём недостаточными данными.

Оформление. Вначале письма адресату необходимо коротко объяснить мотивы, побудившие Вас написать данное послание. Если у Вас есть какие-то общие точки соприкосновения или Вы были на одном мероприятии (деловой встрече), но у Вас не было возможности переговорить в тот момент лично – напишите и об этом.

Желательно закончить своё письмо просьбой ответить.

Важно! Не забудьте приложить к данному письму свою визитку.


-             Учась в школе и изучая классическую литературу, мы часто встречались с упоминанием о рекомендательном письме. В деловой переписке оно тоже имеет место быть.

Суть: это своего рода ходатайство автора перед адресатом о третьем лице, которое не принимает участия в переписке.

Рекомендательное письмо может быть коротким или развёрнутым. Краткое ходатайство пишется, если адресат хорошо знаком с третьим лицом и оно не нуждается в представлении. Развёрнутое пишется тогда, когда адресат мало знаком с третьим лицом или же совсем его не знает.

Оформление. Стандартное начало таких писем звучит следующим образом: «Настоящим письмом имею честь рекомендовать Вам господина (госпожу)...». Затем, ходатайствующий должен написать обстоятельства, которые натолкнули на необходимость написания этого письма и данные о представляемом человеке.

Важно! В развёрнутой рекомендации должны быть четко описаны плюсы и минусы рекомендуемого человека, чтобы адресат мог составить о нём справедливое суждение.


-           К сожалению, иногда приходится составлять и отсылать письмо с негативным содержанием.

Суть: выразить отрицательную реакцию на конкретные деяния.

Эти письма требуют тщательного составления, четких мыслей и порядка изложения. К таким письмам относятся: отказы, уведомления об увольнении или отказе в предоставлении субсидии, а также письма с выражением неодобрения или порицания чьих-либо действий и т.п. К перечисленным не относится чисто формальное письмо с отказом от какого-либо предложения.

Отправитель подобного письма предполагает получить ответ от адресата. Исключение составляет письмо, где выражается неодобрение каких-либо действий адресата. Но общую отрицательную окраску письма можно сгладить, если правильно его составить.

Оформление. При написании письма - отказа в рамках деловой и служебной переписки ни в коем случае нельзя переходить на личность адресата. Негатив может отражаться только в информации, которую Вы доводите до своего адресата. Оформление. В начале письма лучше всего выразить своё искреннее сожаление по поводу отказа: «Мы с сожалением вынуждены сообщить Вам о том, что...». Получатель сего должен остаться уверенным, что Вы отказали ему только исходя из деловых обстоятельств. В завершении рекомендуется подбодрить адресата и посоветовать обратиться в другое учреждение (организацию, компанию).

В уведомлении об увольнении необходимо написать слова признательности за работу (если адресат не увольняется за серьёзные проступки).

Нет необходимости в письме – неодобрении писать прямым текстом: «Я не одобряю Ваших действий...». Постарайтесь найти обтекаемые, но при этом однозначные формулировки.

Помимо этого, адресат должен понять, что его стараются предостеречь от необдуманных поступков. Эта мысль должна звучать рефреном на протяжении всего письма и обязательно подчеркнута в завершении.