- Методы убедительности в деловой переписке

- Методы убедительности в деловой переписке

Методы убедительности в деловой переписке

Данная статья рассказывает о написании убедительных писем, которые откроют двери доверия и поспособствуют быстрому установлению положительного контакта с предполагаемым собеседником: коллегой, партнером, клиентом. Ниже вы найдете практические советы, как не тратить на составление грамотного письма много времени и вместе с тем вызвать интерес, а впоследствии и отклик на ваше обращение у адресата. Для этого необходимо овладеть некоторыми профессиональными хитростями: знать структуру письма, легко определять его стиль и применять определенные фишки, которые повысят успешность вашего делового общения.

Первый метод. Внимание к личности адресата.
Этот критерий включает в себя два основных момента: персональное обращение и указание на исключительность адресата, подчеркивание его индивидуальности. Первый момент – это постулат, доказанный временем и опытом многих коммуникаторов. Обращение обязательно должно быть персонализированным. Любое деловое письмо, начинающееся с персонального обращения, звучит более выигрышно и удачно.

Сопоставьте:

Письмо без персонального обращения

Письмо с персональным обращением

Здравствуйте!

Это Николай Степанов. Я звонил и предлагал выступить в качестве эксперта для нашего журнала «Бизнес-новости».

Здравствуйте, Алла!

Это Николай Степанов. Я звонил вам и предлагал выступить в качестве эксперта для нашего журнала «Бизнес-новости».


Личное обращение всегда заставляет уделить больше внимания дальнейшему изучению текста, плюс сразу располагает к продолжению деловой беседы.

Сравните:

Письмо без персонального обращения

Письмо с персональным обращением

Мне очень бы хотелось, чтобы наше предложение нашло у Вас отклик.

Алла, мне очень бы хотелось, чтобы наше предложение нашло у Вас отклик.


Второй важный момент, на который стоит обратить внимание, — это подчеркивание индивидуальности адресата. Указывая в письме на его исключительность, мы демонстрируем нашу осведомленность, внимание и интерес к нему. И, таким образом, цепляем его интерес к нам и ненавязчиво располагаем к доверию.

Соотнесите:

Письмо без указания исключительности адресата

Письмо с указанием исключительности адресата

Вот темы, по которым мы предлагаем вам выступить на страницах нашего издания…

 Вот темы, по которым нам было бы интересно узнать Ваше экспертное мнение…

Иван Борисович, обращаюсь к Вам как к руководителю Расчетно-Информационного Центра Кировской области.

Иван Борисович, Ваше имя известно мне как имя человека, имеющего большой и успешный опыт руководства и являющегося экспертом в вопросах развития бизнеса в Новгороде. Поэтому обращаюсь к Вам.

Не стесняйтесь проявить искреннее внимание и заинтересованность в человеке, к которому обращаетесь. Индивидуальный подход всегда располагает и дает большую надежду на то, что диалог будет продолжен с положительным результатом.

 

Второй метод. Общение конкретно и по факту.
Составляя деловое обращение, избегайте излишних подробностей и «воды». Делайте упор на конкретику: даты, имена, цифры, аргументы, названия, товары и т. д. Деловое предложение, содержащее четкую, строго сформулированную информацию, всегда звучит более убедительно, чем письмо с массой общих фраз и выражений.

Сравните:


Варианты без конкретных фактов

Варианты с конкретными фактами

     Наша компания имеет большой опыт работы в сфере производства и продаж высокотехнологичной сантехники.

     Наша компания работает в сфере производства и продаж стоматологической техники с 2004 года.

     В числе наших клиентов — крупные и солидные государственные и коммерческие компании.

     В числе наших клиентов — Альфа-Банк, компания Reabook, туристическое агентство «СимВес-Тур», Департамент архитектуры и градостроительства города Санкт-Петербурга.

     Оформив у нас заказ, вы получите оперативное обслуживание по заправке картриджа. Оперативность — наше главное преимущество!

После оформления вами заказа:

·       Наш специалист связывается с вами в течение 15 минут для уточнения удобного для вас времени встречи.

·       Установка необходимого оборудования для подключения к интернет осуществляется в течение 30 минут.

·       Оплата Вы можете осуществить любым удобным для вас способом, после завершения всех плановых работ.



Обязательно используйте конкретную информацию в вашем письме — этим вы повысите степень интереса и доверия к вашему деловому предложению.

 

Третий метод. Стилистика вашего письма.
От того, в какой форме будет написано ваше предложение, также зависит, ответят вам или нет. Что вы должны обязательно учесть, составляя такое сообщение:

1.      Вести диалог вы должны от первого лица, используя местоимения «я» или «мы». Как показывает практика, такие сообщения звучат намного убедительнее, нежели вы будете писать от множественного лица и целой компании.

Сопоставьте:

Письмо, написанное не от первого лица

Письмо, написанное от первого лица

Добрый день, Светлана!
   Издание «Новости дня» приглашает Вас к сотрудничеству и предлагает выступить в качестве эксперта на страницах нашего журнала.

Добрый день, Светлана!
Меня зовут Виктория. Я корреспондент издания «Новости дня». От лица нашей компании приглашаю Вас к сотрудничеству и предлагаю выступить в качестве эксперта на страницах нашего журнала.

Добрый день, Галина!

Компания «Рекорд» предлагает размещение платной контекстной рекламы на сайтах-партнерах, в том числе на общедоступных поисковиках Всемирной паутины Рамблер, Майл, Гугл, а также в русскоязычном формате системы Yahoo.

Добрый день, Екатерина!

Рада представиться – Ирина Воробьева. Я представляю компанию «Рекорд», являюсь ее специалистом по работе с клиентами. Хочу рассказать, чем наша компания может быть Вам полезной. Мы предлагаем размещение платной контекстной рекламы на сайтах-партнерах, в том числе на rambler.ru, внешних поисковых системах Google и mail.ru и в русскоязычном сегменте сервиса Yahoo.


2. Второе на что стоит обратить свое внимание – это употреблять слова в действительном залоге.

Прежде чем проиллюстрировать влияние действительного залога на степень выразительности делового предложения, поясню: речь идет о глаголах. В русском языке у глагола есть две формы залога:

1.      Действительный или активный.

2.     Страдательный или пассивный.

Об одном и том же действии можно написать по-разному. Сравните:

Действительный (активный) залог

Страдательный (пассивный) залог

Клиент оформил заявку

Заявка оформлена клиентом

Компания заключила ряд сделок

Ряд сделок заключены компанией

Мы рассматриваем договор

Договор рассматривается нами


Страдательный залог носит более формальный характер. Он не предполагает персонального обращения, сухой, отстраненный по типу высказываний. Поэтому его очень удобно применять в переписке официальной направленности. Действительный залог динамичнее, фразы и слова в нем звучат конкретнее, эмоционально ярче. Благодаря этим качествам он придает письму большую выразительность, чем сильно располагает к доверительному диалогу.

Сравните:


Действительный (активный) залог

Страдательный (пассивный) залог

Сегодня мы осваиваем новые направления развития бизнеса.

Сегодня нами осваиваются новые направления развития бизнеса.

  Мы анализируем информацию, учитывая показатели в динамике.

Анализу подвергается информация с учетом показателей в динамике.

Мы предлагаем комплексные решения в области продаж, доставки и оформления счетов.

Нами предлагаются комплексные решения в области продаж, доставки и оформления счетов.



3. Позитивная и эмоционально окрашенная лексика.

Изначально деловая переписка предполагает общение без особых чувств, с использованием фактических данных. Но наполняя фразы в тексте эмоциональной окраской, вы оживляете его содержание, а, следовательно, лишний раз заставляете адресата уделить вашему предложению особое внимание, и в дальнейшем обязательно откликнуться на него. Здесь важно также учитывать, что эмоциональная составляющая вашего письма не должна превалировать над информационной. Это должны быть разумные и конструктивные добавления.


Содержание без эмоций

Эмоционально окрашенное содержание

Наша компания предлагает помощь в организации детского отдыха на море.

Мы будем рады помочь вам организовать незабываемый отдых на море для вашего ребенка.

При возникновении вопросов звоните по телефону: 711-35-35.

По всем возникающим вопросам обращайтесь по телефону: … Мы будем рады вам помочь!

Ждем вашего ответа.

С нетерпением ждем вашего ответа!



Четвертый метод. Экспертное мнение, рекомендации.
В жизни бывают ситуации, когда человек находится в некотором замешательстве, и недоумевает, какое решение ему стоит принять. В таких случаях многие из нас предпочитают услышать мнение знающего человека или получить рекомендацию от эксперта, хорошо владеющего интересующим нас вопросом. Его участие, как правило, помогает разобраться, понять суть и почувствовать себя более уверенно в принятии единственно верного решения.
Также существует множество фраз, отражающих мнение эксперта. Среди них можно вспомнить такие, как:

·       «Как человек, не первый год работающий в этой сфере, я с уверенностью могу вам порекомендовать именно этот вид продукции».

·       «По опыту работы с этой программой могу сказать, что это один из лучших вариантов».

·       «Накопленный за эти годы опыт, позволяет нам с уверенностью утверждать и гарантировать…» и т. д.

Важно помнить, что применяя такой действенный в эмоциональном плане метод, вы обязаны поступать честно и правдиво.  

Пятый метод. Использование положительного опыта.

Зачастую наш позитивный опыт прошлых лет может сыграть нам на руку в тех или иных вопросах. Если, например, ваш клиент стоит перед выбором и не может никак определиться, то лучшего момента не придумать для того, чтобы поделиться с ним положительным впечатлением из прошлого, и тем самым подтолкнуть к принятию решения.

Посмотрите на вариант использования этого приема в отрывке из письма:

«Наша компания работает в сфере производства и продаж стоматологической техники с 2004 года. В числе наших клиентов — Альфа-Банк, компания Reabook, туристическое агентство «СимВес-Тур», Департамент архитектуры и градостроительства города Санкт-Петербурга».


Не забывайте упоминать в содержании делового письма о вашем положительном опыте сотрудничества, об успехах компании, о ее отличных результатах. Это все способствует привлечению внимания к вашему предложению, повышению степени доверия и созданию благоприятного мнения. Если практикуете использование таких устоявшихся выражений, как: «большое количество позитивных отзывов», «многолетняя практика», то всегда подкрепляйте их конкретными цифрами. Для большей убедительности и серьезности ваших намерений на сотрудничество.

Шестой метод. «Язык выгоды».

Каким бы удивительно логичным и интересным ни получилось ваше предложение, любой адресат, в первую очередь, обратит внимание на выгодные для себя стороны. И чем быстрее он их увидит, тем лучше он будет воспринимать остальную информацию. Поэтому, если ваша цель — пригласить к сотрудничеству или склонить человека к принятию определенного решения, то используйте в письме «язык выгоды». К примеру, обращаемся к адресату в следующем контексте:

·       «Для того чтобы Вам было легче принять решение о сотрудничестве с нами, коротко расскажу, чем оно может быть для вас полезным».

·       «Выступая, как эксперт на страницах наших изданий, Вы можете легко и быстро приобретать в лице наших читателей потенциальных клиентов или партнеров».

·       «Сотрудничая с нами, Вы можете периодически и на льготных условиях (которые мы предлагаем далеко не всем нашим партнерам) размещать на нашем сайте рекламу программ вашей компании. Это позволит вам экономить рекламный бюджет и рассказывать о ваших программах большему числу потенциальных клиентов».

 

Без выгоды

С учетом выгоды

Несколько слов о нашей компании…

Для того чтобы вам было легче принять решение, позвольте сказать несколько слов о нашей компании.

Коротко расскажу Вам о наших сервисах и продуктах.

Для того чтобы вам было легче сформировать представление о нас, коротко расскажу об основных товарах и услугах нашей компании.


Обобщив все вышесказанное, можем составить некую памятку, которая пригодится в дальнейшем при составлении делового письма, поможет сделать его более эмоциональным и выразительным для адресата:

1. Внимание к личности адресата.

·       Персонализированное обращение.

·       Подчеркивание индивидуальности и исключительности адресата.

2. Конкретика: общение по фактам.

3. Стилистика письма.

·       Беседа от первого лица (я, мы).

·       Использование действительного залога в речи (для глаголов).

·       Положительная и эмоционально окрашенная лексика.

4. Экспертное мнение, рекомендации.
5. Использование положительного опыта.
6. «Язык выгоды».

Теперь, когда вы познакомились с методами составления убедительного письма, вы можете сами наглядно оценить и увидеть, что сделать это совершенно несложно. Важно владеть некоторыми теоретическими знаниями и умело их использовать, что приходит с практикой. Возьмите получившуюся памятку себе на вооружение, и положительный итог в освоении результативной деловой переписки не заставит себя ждать.