- Основные правила деловой переписки

- Основные правила деловой переписки

Любая переписка всегда подчинена ряду правил, к которым стоит прислушаться, если вы хотите, чтобы ваше письмо получилось грамотным и конструктивным. Деловой формат также не является исключением и требует соблюдения некоторых постулатов при его составлении. Рассмотрим основные из них.

1.      Приветствие и персональное обращение к адресату.

Индивидуальное отношение, именное, всегда обращает на себя внимание и помогает расположить адресата к себе с самого первого сообщения. Исключением является онлайн-переписка в формате вопрос-ответ.

2.     Тема письма.

Это поле всегда должно быть заполнено и соответствовать содержанию вашего обращения. Графа «тема» первое, на что обращает внимание получатель. И этим фактом обязательно нужно воспользоваться, сразу обозначить ему предмет обсуждения.

3.     Функция «Автоответ».

Находится около компьютера постоянно невозможно. В случае если вы собираетесь отлучиться, вам поможет функция автоответа, которая позволяет оставить свои дополнительные координаты для связи. Также она предусматривает дату/время вашего возвращения, что позволяет собеседнику сориентироваться, насколько быстро можно будет продолжить диалог.

4.     Сообщайте адресату о получении его письма.

Правила вежливого тона в деловой сфере подразумевают, что вы должны проявить уважение и сообщить собеседнику о получении письма. Хорошие манеры еще никто не отменял.

5.     Время ответа.

Электронная почта – средство активного общения, поэтому по возможности отвечать стоит быстро. Если по каким-либо причинам вы не можете ответить в ближайшее время, то проинформируйте человека о получении письма и ориентировочном времени вашего ответа. Важно знать! По истечении 48 часов (если не подключен автоответ), адресат начнет волноваться и предполагать, что письмо не дошло или о нем забыли. Затягивание с ответом можно расценить, как нарушение этики деловых отношений и потерять потенциального партнера.

6.     Расширяем список адресатов.

Иногда для решения одного вопроса требуется несколько человек. Дабы не терять время на составление письма каждому, можно оповестить всех и сразу нажатием всего одной кнопки -«отправить». Но перед этим, необходимо отметить всех участников разговора в графе «Кому».

7.     Контактная информация.

Каждое письмо следует завершать блоком с вашими персональными данными и должностью. Избегайте ситуации, когда ваши контакты остаются только в первом письме.

 

8.     Функция «Запрос о получении».

Не забывайте использовать эту замечательную настройку электронной почты. Она избавит вас от излишних сомнений: дошло ваше письмо или нет?

9.     История переписки.

Отвечая на письмо собеседника, не удаляйте историю сообщений. Пусть ваш ответ будет логичным продолжением всего диалога.

10.   Функция «Переслать».

Если в решение обсуждаемого вопроса деловой переписки задействованы ваши коллеги (партнеры, сотрудники), то функциональность электронной почты позволяет не копировать содержание письма, а сразу переслать его необходимым людям. Таким образом, вы введете их в курс дела; проинформируете о состоянии/статусе совместно решаемого вопроса; сможете получить грамотный ответ, рекомендации, помощь; напомните об установленных сроках, обязательствах и т. д.

11.    Контактные данные – не забываем.

При использовании функции «переслать» также не забываем завершать письмо своими контактными данными, сохраняя историю переписки. Но! Следует быть внимательными и удалять все моменты, которые не предназначены для третьих лиц. Соблюдаем конфиденциальность и субординацию.

                 Надеемся, что эти несложные правила помогут вам овладеть основными моментами деловой переписки, сделать ее максимально удобной, конструктивной и, главное, эффективной.