В данном разделе обсуждаем всё, что связано в обработкой, регистрацией, контролем исполнения и обработкой исполненных документов. Так же делимся практическим опытом постановки документооборота в компании.
19 публикаций 413
11.07.2018 21:31
Добрый день. Такой вопрос. Маленькая коммерческая организация, которая занимается ремонтом доильных аппаратов. Надо наладить документооборот, делопроизводство. В штате 5 человек:директор, бухгалтер, специалист по продажам, 2 мастера по ремонту оборудования. Бухгалтерской документацией и кадрами занимается бухгалтер. >>
Как продлить сроки исполнения приказа?
03.02.2015 11:30
Интересует вопрос: Как продлить сроки исполнения приказа? Нужно создать к нему дополнение или достаточно служебной записки?
Постановка документооборота с нуля
06.11.2014 11:04
Всем привет! Подскажите как поставить документооборот с нуля. В делопроизводстве новичек, всему учусь по ходу. В интернете много разрозненной инфы, много советов, но как такового примера и "инструкции" по постановке документооборота нет. Немного о ситуации в компании. Пришла на место руководителя секретариатом >>
РАБОТА С КОНФИДЕНЦИАЛЬНОЙ ДОКУМЕНТАЦИЕЙ. ЧАСТЬ 2
02.06.2016 12:24
Оформление секретных документов. Одно из основных правил оформления секретной документации гласит: документы, имеющие грифы секретности, должны выделяться по внешнему виду. · На каждый документ (даже если он состоит из одного листа) либо группу документов, относящихся к одному вопросу, заводится отдельная папка >>
03.02.2015 11:32
У нас в компании не все папки с документами сдаются в архив. В результате их очень много и я очень боюсь, что какой-нибудь важный приказ затеряется в этих стопках:( Что тогда делать? А вдруг этот приказ срочно понадобится какому-то отделу или самому начальнику?
Комментарии (11)
Мне кажется у вас паранойя и вы создаете проблемы на пустом месте. Решайте задачи по мере их поступления.
Софья Завьялова, но иногда все таки хочется их предотвратить и сохранить целыми свои нервные клетки)
21.01.2016 11:08
Здравствуйте! Подскажите, плиз! Сотрудника уволили по статье за прогул, теперь он собирает различные документы из нашей организации. В одном из заявлений запросил выдачу его личного дела. Вопрос: можем ли мы выдать ему его личное дело и на какую статью ТК РФ опираться в том случае, если мы сделать этого не захотим/не >>
Как обязать другие офисы компании возвращать документы?
09.02.2015 6:47
У меня такая проблема. Я часто отправляю в другие офисы компании документы, которые требуют подписания и потом мне нужно, чтобы их мне вернули. Но постоянно приходится буквально вытрясать их из сотрудников! как быть?
Как внести приказ задним числом?
03.02.2015 11:36
Думаю, с этой проблемой сталкивается многие секретари. У нас часто шеф требует издать приказ задним числом. Но нумерация ведь уже стоит! Как сделать так, чтобы в случае проверки никто не смог придраться? Можно ли создать нумерацию: п-1, п-2 .... п-2/1 ?
РАБОТА С КОНФИДЕНЦИАЛЬНОЙ ДОКУМЕНТАЦИЕЙ. ЧАСТЬ 1
30.05.2016 15:08
Работа с конфиденциальной документацией. На определенном этапе своего развития любая коммерческая организация сталкивается с необходимостью защиты коммерческой тайны. Учитывая, что в России сложилась практика хранения подобной информации на бумажных носителях, на первый план в этом случае выходит задача по организации >>
Если исполнитель, назначенный приказом, заболел, что делать?
03.02.2015 11:26
У меня возникла проблема. Исполнитель, назначенный приказом, заболел. Что делать? Переписать приказ, сделать корректирующий приказ или отменить существующий и создать другой?
Комментарии (7)
У нас вносилось изменение в Приказ. Если сроки поджимали. Хотя, в принципе, сроки поджимают всегда, когда исполнитель назначается приказом. У нас по другому не бывает почему-то.
Изменение или дополнение, если поменять исполняющего. У нас чаще делают так - издают приказ на отдел, а начальник отдела на специальных бланках, подкалывает к приказу листок с именем ответственного и сроками. Этот листик заменить очень просто. И переделывать ничего не надо.
ПРАКТИКА ПЛАНИРОВАНИЯ РАБОТЫ ОТДЕЛА НА ГОД
11.03.2016 11:17
В статье описана опробованная методика работы начальника структурного подразделения по разработке схематичного и наглядного решения на организацию и выполнение мероприятий в очередном году. Даны рекомендации по составлению, содержанию и структуре календарного плана. Основа планирования работы отдела, службы, управления >>
Делопроизводство: организуем работу грамотно.
07.06.2017 10:44
Представьте, что вам предстоит организовать работу целого отдела или канцелярии компании, в которую вы пришли трудиться. Вполне закономерно возникает вопрос: чего же начать? А в начале этого трудоёмкого пути вам надо ознакомиться со всей документацией, регулирующей делопроизводство компании/организации. Как правило, >>
04.02.2015 10:27
Хотелось бы узнать у тех, кто ведет документооборот в электронном виде. Какими функциями вы пользуетесь чаще всего? А что вы бы с удовольствием делали по-старинке - в бумажном виде?
Факсимиле: маленький помощник или большие проблемы?
23.06.2015 16:21
«Время-деньги!» Кому, как не зубрам бизнеса, знать истинный смысл фразы во всем ее великолепии? Бешеный ритм современного мира зачастую заставляет экономить каждую минуту, и все чаще компании с большим объемом документооборота обращаются к практике использования факсимиле. Справочно: Факсимиле (лат. fac simile – >>
Всегда ли вы выдаете документы под роспись?!
15.09.2016 21:57
Знаю, что правильно любой документы выдавать под роспись, но не всегда так получается. Иногда приходят по-быстрому глянуть, сверить, потом приносят, иногда забывают и заносят через несколько дней. Конечно, получается бардак, но у нас такой строгости нет, что хочешь бумажку - обязательно зафиксировать в журнале и расписаться >>
24.11.2014 16:19
Девочки, всем привет. Надеюсь, что мой вопрос не покажется странным. Хотела у вас уточнить, кто и как передаёт почтовые конверты. Если например конверт пришел на конкретное лицо, могу ли я его вскрывать или должна отдать непосредственному получателю? Если я не должна вскрывать личную корреспонденцию, то тогда не >>
Комментарии (11)
Я несколько раз так подала с вскрытием как оказалось личной корреспонденции. Но потом все уладили, так как это все таки рабочий адрес, и на него по логике личного приходить не должно.
Личная переписка на серьезной работе запрещена. Особенно на той, где в обязательном порядке фиксируется вся корреспонденция - и входящая и исходящая.
Теги
|
Специалист
12.07.18 8:17
Добрый день, Екатерина!
На ваш вопрос можно ответить однозначно, да, номенклатура дел нужна.
Но здесь все будет зависеть только от вас и пожеланий вашего руководства.
Основным нормирующим документом в делопроизводстве организации является номенклатура дел. НД - это систематизированный перечень заголовков дел, заводимых в организации, с указанием их сроков хранения. Она охватывает все документы организации, систематизирует дела по срокам хранения и степени их важности. Номенклатура дел составляется ежегодно и вводится первого января каждого нового года. Номенклатура дел оформляется в трех экземплярах: в дело, рабочий, в архив. Также, НД, тиражируется по подразделениям (отделам). Обозначение индексов, т.е. цифровое обозначение: 01.03 (01-03) - 01-это код подразделения, 03-порядковый номер дела по подразделению.
Учитывая тот факт, что вы уже понимаете, какие документы в ходу в вашей организации, вы без проблем сможете составить общую номенклатуру по компании с учетом всех подразделений. Например: 01. Секретариат/ 01.1. Входящая документация, 01.2 Акты о проделанной работе, 01.3 Приказы по основной деятельности, 01.4 Распоряжения, 01.5 Договора и т.д.. 02. Отдел кадров/ 02.1 Приказы по личному составу, 02.2 Должностные инструкции работников, 02.3 Трудовые контракты работников, 02.4 Личные дела работников и т.д.. И так прописываете по каждому отделу. В соответствии с номенклатурой дел вы в дальнейшем маркируете папки.
При создании данного документа вы можете опираться на национальный стандарт на оформление документов ГОСТ Р 7.0.97 – 2016 «СИБИД. Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов». Для того, что бы правильно прописать сроки хранения документов в номенклатуре дел, воспользуйтесь пожалуйста электронным поисковиком по срокам хранения документов, расположенном на сайте: http://www.sekretarus.ru/storage_time...1%80%D0%B0
Так же, я посоветовала бы вам начать с введения в компании электронной регистрации движения документов. Например в программе Excel вы можете разработать регистрационные таблицы и вность в них всю информацию по входящей\исходящей почте, приказам\распоряжения. Это достаточно удобно, вы всегда будите понимать, какой документ где находится и в какой отдел был передан. Так же это дает вам возможность отслеживать сроки исполнения и ответственных исполнителей по распоряжениям руководящего состава.