Добрый день, Екатерина!

На ваш вопрос можно ответить однозначно, да, номенклатура дел нужна.
Но здесь все будет зависеть только от вас и пожеланий вашего руководства.


Основным нормирующим документом в делопроизводстве организации является номенклатура дел. НД - это систематизированный перечень заголовков дел, заводимых в организации, с указанием их сроков хранения. Она охватывает все документы организации, систематизирует дела по срокам хранения и степени их важности. Номенклатура дел составляется ежегодно и вводится первого января каждого нового года. Номенклатура дел оформляется в трех экземплярах: в дело, рабочий, в архив. Также, НД, тиражируется по подразделениям (отделам). Обозначение индексов, т.е. цифровое обозначение: 01.03 (01-03) - 01-это код подразделения, 03-порядковый номер дела по подразделению.

Учитывая тот факт, что вы уже понимаете, какие документы в ходу в вашей организации, вы без проблем сможете составить общую номенклатуру по компании с учетом всех подразделений. Например: 01. Секретариат/ 01.1. Входящая документация, 01.2 Акты о проделанной работе, 01.3 Приказы по основной деятельности, 01.4 Распоряжения, 01.5 Договора и т.д.. 02. Отдел кадров/ 02.1 Приказы по личному составу, 02.2 Должностные инструкции работников, 02.3 Трудовые контракты работников, 02.4 Личные дела работников и т.д.. И так прописываете по каждому отделу. В соответствии с номенклатурой дел вы в дальнейшем маркируете папки.

При создании данного документа вы можете опираться на национальный стандарт на оформление документов ГОСТ Р 7.0.97 – 2016 «СИБИД. Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов». Для того, что бы правильно прописать сроки хранения документов в номенклатуре дел, воспользуйтесь пожалуйста электронным поисковиком по срокам хранения документов, расположенном на сайте: http://www.sekretarus.ru/storage_time...1%80%D0%B0

Так же, я посоветовала бы вам начать с введения в компании электронной регистрации движения документов. Например в программе Excel вы можете разработать регистрационные таблицы и вность в них всю информацию по входящей\исходящей почте, приказам\распоряжения. Это достаточно удобно, вы всегда будите понимать, какой документ где находится и в какой отдел был передан. Так же это дает вам возможность отслеживать сроки исполнения и ответственных исполнителей по распоряжениям руководящего состава.

Надо как то упорядочить работу, чтобы в последствии вы разбирая последние документы снова не остались над кучей документов, которые скопились уже при вас.

Взять с одного краюшка и наводить порядок, а по другому никак.

Надо обратить внимание руководителя на это скопление, и попросить выделить дополнительные силы для наведения порядка.

Это решается взаимным подписанием дополнительного приказа с новыми сроками.

Аннулировать первый и издать второй, или дополнительный прикрепить.

Сформировать дополнительное соглашение, к основному.

Не всегда же приходить на все готовое , нужно уметь и организовать все из ничего.

Лидия, а вот у нас было все подготовлено для работы.

Редко приходится сталкиваться с вновь открывшимися организациями, по крайней мере я не отдаю им предпочтение при выборе вакансии.

Спасибо, полезная информация. На моей прошлой работе руководитель лично занимался с такими документами.

Все равно это не мое, вот не мое и все тут!

Viktoria, а так или иначе придется с этим когда нибудь работать и незнание сыграет с вами злую шутку.

Не стоит переживать, а если так уж вам боязно, то не ленитесь сделать себе копии.

Мне кажется у вас паранойя и вы создаете проблемы на пустом месте. Решайте задачи по мере их поступления.

Софья Завьялова, но иногда все таки хочется их предотвратить и сохранить целыми свои нервные клетки)

Личные дела не выдают никому на руки, только с них копии снимаются.

Нет , не выдаются личные дела. Кому нужны его материалы - приходит лично пишет заявление и ему вдают под роспись, или ведомство само дает запрос в организацию.

Оно никогда и никому в руки не выдается.

И я считаю, что в рамка одной кампании сделать все гораздо проще. Сложнее, когда это другая кампания, и они начинают суетиться, когда им для проверки или для отчетности надо закрыть документацию, и неважно как срочно нужна она вам.

требовать и напоминать , или писать эл.письмо и ставить копию на руководителя.

У нас это не писаное правило, никогда ничего не возвращать, поэтому я напоминаю дополнительно о такой необходимости на видеоконференциях по офисам.

Вообще то это нарушение и за него можно понести серьезное наказание от контролирующих органов.

Ни в коем случае нельзя этого делать, но , так сказать если возникли обстоятельства, то к номеру приказа можно добавить буквы, и приказ будет действителен.

К сожалению, начальники иногда подталкивают нарушать павила, да , можно и с буквами попробовать.

Издать новый, в котором будет указано, что "номер приказа и дата считать недействительным, или аннулированным" .

Создать новый и в нем указать, что и от какого числа считать аннулированным.

Я думаю, будет достаточно издать новый , в котором четско прописано, что приказ такого то номера от такого то числа считать аннулированным.

Это прямое нарушение в делопроизводстве. Оригинал - это один подлинник, все остальное - копии.

Какая интересная дама!
Делопроизводство подразумевает единственный оригинал, единственный, от слова единый.

Оригинал бывает только один, а все другое - копии от оригинала.

Мне понравился предлагаемый материал. До этого у меня опыта работы с такой документацией не было, но никто не знает, что ждет в будущем. А информация важная и нужная.

Рузанна, Вы правы, мало ли что завтра взбредет шефу)

Я вот так боюсь таких документов, как то у меня не получилось их правильно разделит на особо конфиденциальные и коллективные, и теперь это не моя обязанность.

У нас вносилось изменение в Приказ. Если сроки поджимали. Хотя, в принципе, сроки поджимают всегда, когда исполнитель назначается приказом. У нас по другому не бывает почему-то.

Изменение или дополнение, если поменять исполняющего. У нас чаще делают так - издают приказ на отдел, а начальник отдела на специальных бланках, подкалывает к приказу листок с именем ответственного и сроками. Этот листик заменить очень просто. И переделывать ничего не надо.

Если не срочное дело, ждите выхода с больничного, конечно если сотрудник не ушел на долго.

У нас по квартально, годовой практически не соблюдается.

у нас планируют, а потом все время что-то дополняется или меняется.

Планировать тоже надо по плану, чтобы потом отклоняться и менять планы. Как то так.

Полезно и познавательно, очень кстати, у нас вот скоро предстоит открывать новый отдел..

В любом деле есть порядок действий и правила организации мер по налаживанию работы. Хорошо, когда не надо изобретать велосипед, и есть план действий.

План действий ну просто необходим, как воздух. Без него никак!

У нас все стараются перейти на электронный документооборот, но бумажный никто не отменяет..

Электронные документы - это конечно удобно, внутри предприятия их можно вести. А вот с документами партнеров так не сделать, приходится хранить оригиналы, ведь свои можно в любой момент распечатать и заверить снова печатью.

Электронные документы и бумажные не могут взаимозаменять друг друга, поэтому должны быть и те и те.

У нас тоже факсимиле использует бухгалтер,у них с начальником оговорено какие документы можно подписывать факсимиле а какие лично

Факсимиле - это незаменимая вещь, начальника очень спасает! время экономит очень хорошо..

Устаревший, но проверенный способ по обмену информацией и документами.

И мы стараемся под роспись, но не всегда получается..правда потом тяжело исправлять эти все недоделки

Положено под роспись, но иногда приходится выдавать без формальностей.

Вообще то так положено, и есть регламент выдачи документов. Я на своей памяти ни разу не выдавала, потом ведь не сведешь ничего.

Я несколько раз так подала с вскрытием как оказалось личной корреспонденции. Но потом все уладили, так как это все таки рабочий адрес, и на него по логике личного приходить не должно.

Личная переписка на серьезной работе запрещена. Особенно на той, где в обязательном порядке фиксируется вся корреспонденция - и входящая и исходящая.

Мы фиксируем все входящие и исходящие письма и открывать корреспонденцию входит в обязанность секретаря. личных писем на работу не присылают